Un software de seguimiento de activos lleva un registro de las cosas que una empresa posee o usa, como herramientas, máquinas, contenedores, portátiles, palés y vehículos, e indica dónde está cada una y en qué estado se encuentra. Esa frase abarca dos tipos de producto muy distintos. Uno es un inventario: se etiqueta cada activo con un código de barras o un código QR, se escanea cuando se mueve y el software recuerda el último escaneo. El otro funciona en tiempo real: un pequeño dispositivo fijado al activo informa por sí mismo de su posición o de su estado, de modo que el registro se actualiza sin que nadie escanee nada.

Los compradores que confunden ambos acaban con una aplicación de escaneo cuando necesitaban ubicaciones en tiempo real, o pagan rastreadores GPS para cosas que nunca salen de una estantería. La diferencia entre los dos decide más que cualquier lista de funciones, así que es por donde hay que empezar.

Lo esencial

  • El software de seguimiento de activos con códigos de barras y QR registra dónde se escaneó un activo por última vez. Es barato por artículo y funciona bien para cosas que pasan por un proceso conocido.
  • El seguimiento de activos en tiempo real usa un dispositivo en el activo (GPS con red móvil, LoRaWAN o Bluetooth) que informa por sí solo, con un coste por artículo más alto.
  • El seguimiento de activos IoT añade lecturas más allá de la ubicación, como la temperatura, la inclinación, el estado de una puerta o si el motor está en marcha, de modo que el registro dice cómo está el activo, no solo dónde.
  • Muchas empresas usan ambos: un inventario para los artículos de poco valor y seguimiento en tiempo real para los caros, los móviles o los sensibles a sus condiciones.

¿Cómo funciona un sistema de seguimiento de activos?

Todo sistema de seguimiento de activos tiene las mismas tres piezas: una identidad en el activo, una forma de captar dónde está y un software que guarda el historial. Lo que cambia de un sistema a otro es el paso de captura, y ese paso lo decide casi todo.

En un sistema basado en escaneos, la identidad es una etiqueta impresa: un código de barras, un código QR o una etiqueta RFID pasiva. Alguien asigna el activo a un trabajo, lo escanea al cargarlo en una furgoneta y lo vuelve a escanear al devolverlo al almacén. El software registra cada evento con una hora, un usuario y una ubicación elegida por el usuario. El registro es exactamente tan bueno como la disciplina de escaneo que hay detrás. Si un taladro sale de la base sin escanearse, el sistema sigue creyendo que está en la estantería B4.

En un sistema en tiempo real, la identidad es un dispositivo con alimentación fijado al activo. Calcula su propia posición, normalmente a partir de los satélites GPS cuando está al aire libre, y envía esa posición por una red: móvil, LoRaWAN o una radio de corto alcance como Bluetooth, que depende de que haya un receptor cerca. El software recibe un flujo de lecturas en lugar de escaneos ocasionales. Nadie tiene que acordarse de nada, pero cada dispositivo necesita una batería o una fuente de alimentación, una red a la que pueda llegar y, además, una tarifa de datos o una pasarela.

La elección suele ser económica. Imagine, como ejemplo, un contratista con 400 herramientas eléctricas, como taladros, que valen unos 150 € cada una y 20 máquinas que valen entre 25 000 € y 80 000 € cada una. Un rastreador de 60 € más la conectividad mensual en cada taladro costaría más de lo que se pierde en taladros en un año. Una etiqueta de 2 € en cada taladro y un rastreador en cada máquina ajustan el coste del seguimiento al valor en riesgo.

Tipos de soluciones de seguimiento de activos

Las soluciones de seguimiento de activos se diferencian sobre todo en cómo captan la posición. La tabla compara las opciones habituales.

Método Cómo se capta la posición Alcance típico Alimentación en el activo Indicado para
Código de barras o QR Una persona escanea la etiqueta Visión directa, muy corto Ninguna Herramientas, equipos informáticos, existencias del almacén
RFID pasivo Un lector alimenta la etiqueta cuando pasa Unos pocos metros Ninguna Artículos que pasan por puertas o muelles de carga
Etiqueta Bluetooth Un teléfono o un receptor fijo detecta la etiqueta Corto; varía según la etiqueta y el receptor Pila de botón Artículos dentro de edificios y furgonetas
Rastreador LoRaWAN La posición se envía por una red de radio de largo alcance Kilómetros hasta una pasarela Batería Patios, campus, explotaciones agrícolas, bases
Rastreador GPS con red móvil La posición se envía por la red móvil En cualquier lugar con cobertura Batería o alimentación del vehículo Vehículos, remolques, máquinas en carretera

Destacan dos patrones. El alcance aumenta a medida que se baja por la tabla y, en líneas generales, también el coste por activo. Y las tres últimas filas no necesitan que nadie haga nada, mientras que las dos primeras dependen de que una persona o un lector esté en el lugar adecuado en el momento adecuado.

Por eso la precisión de la ubicación, por sí sola, es una mala forma de comparar. Un escaneo de código de barras es perfectamente preciso sobre el momento del escaneo y no sabe nada de lo que pasa después. Un rastreador GPS es menos exacto en cualquier momento concreto, sobre todo entre edificios altos o en interiores, pero sigue informando. Para un palé que sigue una ruta fija por un almacén, un escaneo en cada etapa puede ser todo lo que necesita. Para una excavadora que un subcontratista lleva de una obra a otra, solo un dispositivo en la máquina le dirá adónde ha ido.

¿Qué es el seguimiento de activos IoT?

El seguimiento de activos IoT significa que el dispositivo del activo es un sensor conectado y no una simple baliza. Además de la posición, puede informar de la temperatura, la humedad, los golpes, la inclinación, si una puerta o una tapa está abierta, si un motor está en marcha o lo lleno que está un contenedor. El registro deja de ser «dónde se vio por última vez» y pasa a ser «dónde está y en qué estado se encuentra ahora».

Eso importa en los activos cuyo valor depende de su estado. Un contenedor refrigerado en el lugar correcto a la temperatura equivocada sigue siendo una pérdida. Un generador en una obra que lleva tres semanas sin funcionar apunta a un problema de reservas. Una caja retornable volcada de lado en un patio probablemente necesita que alguien la revise. Cada una de esas situaciones es una lectura que un sensor puede enviar y una regla puede vigilar.

El seguimiento de activos IoT también cambia la cuestión de la red. Un rastreador GPS en un camión usa la red móvil, porque el camión va a todas partes. Los activos que permanecen dentro de una misma zona, como una terminal portuaria, un campus hospitalario, una gran explotación agrícola o un recinto de obra, pueden usar en su lugar una red de área amplia y bajo consumo. Con LoRaWAN, una sola pasarela montada en alto suele cubrir de 2 a 5 km en ciudad y 15 km o más en campo abierto, y los rastreadores con batería le envían mensajes pequeños sin cableado ni tarifa de datos por dispositivo. Los rastreadores que informan solo de vez en cuando pueden funcionar años con sus baterías; las actualizaciones de posición frecuentes acortan ese plazo.

La parte de software del seguimiento de activos IoT tiene que hacer algo más que dibujar puntos en un mapa. Decodifica los mensajes de cada dispositivo, guarda un historial por activo, muestra las lecturas y actúa cuando una lectura cruza un límite.

¿Qué es la gestión de activos IoT?

La gestión de activos IoT es la disciplina más amplia a la que alimenta el seguimiento. La familia de normas ISO 55000 describe la gestión de activos como la actividad coordinada de una organización para obtener valor de sus activos a lo largo de toda su vida: comprarlos, usarlos, mantenerlos y retirarlos. El seguimiento responde a dónde está un activo. La gestión se pregunta si se está usando, si le toca mantenimiento, si compensa lo que cuesta y cuándo hay que sustituirlo.

Los sensores conectados permiten responder a esas preguntas con datos en lugar de impresiones. La utilización es la más evidente. Si un rastreador muestra que un manipulador telescópico se movió 11 de los últimos 60 días laborables, eso es un dato mejor para decidir entre alquilar o comprar que la memoria de cualquiera. El estado es la segunda: las horas de funcionamiento y las tendencias de vibración o de temperatura de una bomba permiten planificar el mantenimiento según el uso y no según el calendario. La custodia es la tercera: saber qué obra o qué equipo tenía un activo cuando sufrió daños.

Un inventario sencillo puede almacenar todo esto, pero alguien tiene que introducirlo a mano, y los datos introducidos a mano se quedan desfasados. El paso habitual de un inventario a la gestión de activos IoT no consiste en sustituir el inventario. Manténgalo como la lista de lo que posee, con fecha de compra, valor, número de serie y responsable, y deje que los dispositivos conectados aporten la parte en tiempo real: posición, último movimiento y lecturas. El departamento financiero suele trabajar con el inventario y el de operaciones con la vista en tiempo real, así que ambos deberían usar los mismos números de activo.

¿Cuánto cuesta un software de seguimiento de activos?

El coste del seguimiento de activos se divide en tres capas, y los presupuestos se pueden comparar en cuanto se separan.

  1. Software. El software de seguimiento de activos con códigos de barras a menudo tiene un precio por usuario o según el número de activos del inventario. Las plataformas de seguimiento en tiempo real a menudo tienen un precio según el número de dispositivos conectados.
  2. Hardware. Las etiquetas impresas son la capa más barata por artículo. Las etiquetas Bluetooth, los rastreadores LoRaWAN y los rastreadores GPS con red móvil cuestan más, y su precio sube con el tamaño de la batería, la robustez y los sensores que llevan. Donde se use LoRaWAN o Bluetooth, las pasarelas o los receptores son un coste único.
  3. Conectividad e instalación. Los rastreadores con red móvil necesitan una tarifa de datos por dispositivo. LoRaWAN necesita una pasarela, pero ninguna tarifa por dispositivo. Los rastreadores cableados a vehículos o máquinas necesitan horas de trabajo de un instalador.

Veamos una comparación para 30 máquinas, con precios de ejemplo. Los rastreadores con red móvil a 70 € cada uno más 4 € al mes de datos suman 2100 € de entrada y 1440 € al año de conectividad, sin contar el software. Los rastreadores LoRaWAN a 90 € cada uno, con dos pasarelas de 400 € que cubren la base y el patio principal, suman 3500 € de entrada sin cuotas de datos por dispositivo, pero solo funcionan dentro del alcance de las pasarelas. Ninguna opción gana en todos los casos; depende de si las máquinas salen de la zona.

Después, compare eso con lo que se pierde sin seguimiento: horas buscando equipos, alquileres pagados por máquinas que ya tiene en otro sitio y robos. Una empresa que vuelve a alquilar dos veces al año una máquina de 400 € a la semana porque no encontraba la suya ya se ha gastado el presupuesto de hardware de varios rastreadores.

¿Cuál es el mejor software de seguimiento de activos para rastreadores IoT?

Para máquinas, remolques, contenedores y vehículos, Kilo es la mejor opción, por tres motivos: funciona con los rastreadores compatibles que quizá ya tenga, muestra todos los activos en un mismo mapa en tiempo real y actúa cuando una lectura importa.

Los activos se incorporan a Kilo a través de la red que ya usan. Los rastreadores de vehículos y máquinas se conectan mediante el conector «Rastreador», que admite rastreadores de vehículos OBD2, CAN bus y GPS independientes e incluye plantillas preconfiguradas para más de 2000 modelos de rastreadores de vehículos, así que un rastreador se registra eligiendo su modelo en una biblioteca. Los rastreadores de un patio, una base o un campus pueden informar por LoRaWAN a través del servidor de red integrado en la plataforma. Las lecturas de ambos acaban en los mismos paneles y las mismas reglas.

En un panel, el widget «Mapa» muestra la posición en tiempo real de cada dispositivo que envía coordenadas GPS, y se puede consultar la ruta de un activo en un intervalo de fechas. Hasta dónde llega esa ruta en el tiempo depende del historial de dispositivos del plan.

Las reglas se ocupan de las demás lecturas. Un disparador puede vigilar la temperatura dentro de un contenedor refrigerado, o la lectura de motor en marcha de un generador cuyo rastreador la envíe, y la regla genera una alarma. Si nadie la resuelve, la alarma escala de la persona de guardia a un responsable pasado el tiempo que usted elija. Puede ver cómo funciona en el seguimiento de activos IoT de remolques, máquinas y vehículos, donde cada activo aparece en un mapa en tiempo real con su historial de rutas.

Preguntas frecuentes sobre software de seguimiento de activos

¿Cuál es la mejor solución de seguimiento de activos?

La mejor solución de seguimiento de activos depende del tipo de activo, por lo que una misma empresa acaba a menudo con dos. Los proveedores que venden un solo método de captura le orientarán, lógicamente, hacia ese método. Una prueba piloto con unos cuantos activos reales enseña más que cualquier demostración: se ve cómo se comportan las baterías, dónde falla la cobertura y si la gente usa los informes.

¿Se pueden localizar activos sin GPS?

Sí. Los códigos de barras y el RFID registran la posición en los puntos de escaneo, las etiquetas Bluetooth informan de qué receptor las ha detectado y algunas redes estiman la ubicación a partir de la propia señal de radio. El GPS necesita ver el cielo, así que dentro de naves de acero y de contenedores marítimos los receptores en puntos conocidos suelen funcionar mejor que el posicionamiento por satélite.

¿Qué precisión tiene el seguimiento de activos por GPS?

A cielo abierto, un receptor GPS como el de un teléfono móvil suele tener una precisión de unos 5 metros. La precisión baja cerca de edificios altos, bajo una cubierta arbórea densa y en interiores, donde un rastreador puede informar de su última posición obtenida en el exterior o de ninguna. Eso suele bastar para saber en qué patio o en qué lado de un recinto está un activo, pero no para encontrarlo en una estantería.

¿Es mejor el RFID que los códigos de barras para el seguimiento de activos?

El RFID pasivo puede leer muchas etiquetas a la vez sin visión directa, lo que lo hace adecuado para puertas, muelles de carga y recuentos de existencias en los que escanear artículo por artículo es lento. Las etiquetas y los lectores cuestan más, y el metal o los líquidos cerca de una etiqueta pueden reducir el alcance de lectura. Los códigos de barras siguen siendo más baratos y sencillos allí donde la gente ya manipula cada artículo.

Puede empezar gratis en Kilo con los tres generadores o compresores que más alquila a sus clientes. Instale en cada uno un rastreador que informe de su posición y, si el modelo lo permite, de si el motor está en marcha. Coloque los tres en el mapa de un mismo panel y use la única regla del plan, programada para el sábado y el domingo, para que le avise cuando una máquina arranque en fin de semana. El plan gratuito admite hasta cinco dispositivos, no pide datos de pago, no caduca nunca y conserva un día de historial de los dispositivos, lo que muestra dónde está cada máquina ahora y por dónde ha pasado durante el último día. Revisar una semana de movimientos requiere el plan Starter, por 25 € al mes, y un mes, el plan Pro, por 145 € al mes. Kilo Electronics tiene dispositivos de localización para máquinas como estas, y los rastreadores compatibles de otros proveedores también funcionan.